Focus-tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Frozenbyte Oy
Y-tunnus: 1736734-3
Krogiuksentie 17
00340 Helsinki

Rekisteriasioita hoitava taho
Yrityksen tietosuojatiimi
[email protected]

Rekisterin nimi
Focus-käyttäjärekisteri

Rekisteröidyt henkilöt
Frozenbyte Oy:n pelikehitykseen liittyvien focus-testeihin ilmoittautuneet ja osallistuneet henkilöt sekä yrityksen muihin pelitapahtumiin tai yritysvierailuihin osallistuneet henkilöt.

Henkilötietojen käyttötarkoitus
Ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• yhteistyön ylläpito ja kehittäminen
• tilaisuuksien ja tapahtumien varmentaminen
• kommunikointi tulevia tai menneitä tapahtumia varten
• mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen

Focus-testeissä ja tapahtumissa kerättyjä tietoja, videoita, haastatteluita sekä tekstejä käytetään ja käsitellään yrityksessä mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• pelien ja tuotteiden kehittämiseen sekä parantamiseen
• pelien ja tuotteiden analysointiin ja tilastointiin
• tulevien pelien ja tuotteiden arviointiin
• käyttökokemuksen parantamiseen

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri saattaa sisältää seuraavia tietoja:

• yhteystiedot; kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoitteet
• rekisteröitymistiedot; kuten nimimerkki, ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• ikä, sukupuoli, ja äidinkieli
• käyttäjältä saadut tekniset tiedot (esim. IP-osoite, koneiston kokoonpano)
• yhteistyötä koskevat tiedot, kuten edelliset yhteydenotot ja vierailut sekä keskusteluiden asiayhteydet
• videoidut sekä nauhoitetut focus-tapahtumat
• testaajan antamat mahdolliset käyttäjä- ja kiinnostustiedot
• mahdolliset yhteydenoton estotiedot
• mahdolliset muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot

Emme tietoisesti kerää alle 13-vuotiaiden lasten henkilökohtaisia tietoja. Jos saamme tietoomme, että olemme keränneet tai saaneet alle 13-vuotiaan lapsen henkilökohtaisia tietoja ilman huoltajan suostumusta, poistamme ko. tiedon.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, erilaisissa tapahtumissa tai palveluista, joissa rekisteröity itsenäisesti tai ohjatusti täyttää tietoa (mm. yrityksen käyttökokemuslomake) testitilanteiden yhteydessä.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Pääasiallisesti tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle, ellei laki tai viranomaiset tätä vaadi.
Pääsääntöisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja henkilötietoja käsitellään yrityksen sisäisissä järjestelmissä ja työsähköpostin välityksellä. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle (esim. Googlen ohjelmat), tietoja siirretään vain silloin, kun voidaan varmistaa riittävä tietosuojan taso tietoja siirrettäessä.
Tietojen perusteella kerättyjä tilastotietoja voidaan julkaista anonymisoidusti.

Tietojen säilytysaika
Yhteydenpitoa sekä tietoja säilytetään niin kauan kuin tiedot ovat merkityksellisiä tai kunnes rekisteröity henkilö on pyytänyt tietojen poistamista.

Rekisterin suojaus
Kerättyihin tietoihin on pääsy ainoastaan yrityksen työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Manuaalinen aineisto
Paperiset tositteet muutetaan sähköiseen muotoon ja tuhotaan sen jälkeen.

Sähköisesti tallennetut tiedot
Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu siten, että tietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö.

Rekisterin käyttö on pääasiassa mahdollista vain yrityksen sisäverkossa tai muodostamalla suojattu yhteys yrityksen palvelimiin tai yrityksen ulkopuolisissa järjestelmissä (esim. sähköposti) niiden omien suojausten mukaan. Myös ulkoiseen rekisterin käyttö (kuten Googlen palvelut) on rajoitettu ja käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Varmuuskopiot
Pääsääntöisesti yrityksen toimintaan liittyvästä datasta tehdään ja säilytetään varmuuskopioita. Tämä data sisältää myös yllä käsiteltyjä henkilötietoja. Näihin tietoihin on pääsy työtehtäviensä puolesta Frozenbyte Oy:n IT-tiimillä.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen, poistamiseen, tai tietojen käsittelyn rajaamiseen.

Tämä pyyntö tulee lähettää osoitteeseen [email protected]. Pyynnön tulee olla riittävän yksilöity, perusteltu, selkeä ja koskea vaatimuksen esittäjää itseään.

Kerro pyynnössä:
– Mitä tietoja haluat poistaa, korjata tai tarkistaa. Kerro mihin tiedot liittyvät, esimerkiksi työhakemukseen, pelitestauksessa kerättyihin tietoihin tai postituslistaan.
– Perustelut poistolle tai mitä muutoksia haluat tehdä dataan
– Nimesi ja yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

Ota huomioon, ettemme käsittele puutteellisia pyyntöjä ja emme voi poistaa ulkopuolisten tahojen (kuten Steamin tai Discordin) käsittelemiä tunnuksia tai tietoja.

Jos pyyntö on perusteeton tai kohtuuton, meillä on oikeus kieltäytyä pyynnöstä. Otathan huomioon, että voimme jatkaa tietojen käsittelyä, mikäli meillä on siihen lainmukainen peruste.

Ota huomioon, että tietojen poistaminen voi estää palveluidemme käyttämisen.

Täyttääksemme pyynnön saatamme pyytää lisätietoja varmistaaksemme, että sinulla on oikeus pyynnön tekemiseen. Esimerkiksi saatamme pyytää lisätietoja käyttäjätunnuksesta, johon pyyntö kohdistuu tai todistusta henkilöllisyydestäsi.

Vastaamme pyyntöön yhden kuukauden sisällä. Ota huomioon, että saatamme pidentää käsittelyaikaa kahteen kuukauteen pyynnön vaativuuden tai pyyntöjen määrän takia. Kerromme mahdollisesta viivästyksestä kuukauden sisällä.

Lisätietoja tietosuojasta ja oikeuksistasi löydät tietosuojavaltuutetun toimiston virallisilta sivuilta.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa heitä koskevat tiedot. Jos rekisteröidyn henkilötiedoissa on mukana yrityksen liikesalaisuuksia (mm. focus-testeistä tehdyt videot, joissa on julkaisematonta materiaalia), henkilötietojen tarkistus voi olla mahdollista vain yrityksen toimitiloissa.

Tietojen korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, jos hän on tietoja tarkastaessaan tai muutoin havainnut niissä olevan virheitä. Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tiedot, jos henkilötiedot ovat rekisteröidyn mielestä käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Tietojen poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröity voi halutessaan poistaa henkilötietonsa tai rajoittaa niiden käsittelyä. Otathan huomioon, että voimme jatkaa tietojen käsittelyä, mikäli meillä on siihen lainmukainen peruste.
Ota huomioon, että tietojen poistaminen voi estää palveluidemme käyttämisen.

Focus Privacy Policy

Register keeper
Frozenbyte Oy
Business ID: 1736734-3
Krogiuksentie 17
00340 Helsinki

Point of contact for register issues
Frozenbyte Privacy Team
[email protected]

Name of register
Focus User Register

Data subjects
Participants and applicants to focus tests or playtests that are related to Frozenbyte Oy’s game development, as well as individuals participating in events and company visits.

Purpose of processing personal data
Applicants data can be collected for the following purposes:

• maintenance and development of collaboration
• confirming meetings and events
• communicating about future or past events
• organizing opinion and market surveys

The information collected at Focus tests, playtests and events, including videos, interviews and texts, will be used for example for the following purposes:

• game and product development and improvement
• game and product analysing and statistics
• to evaluate upcoming games and products
• to improve user experience

Data content of the register
The registry will have all or some of the following information:

• contact information, for example name, phone number and email addresses
• registration information, such as nickname or some other unique identifier
• other personal details such as age, gender and native language
• technical data the user has shared (for example IP-address, hardware information)
• information that enables collaboration, for example earlier communication, visits and factual connections of conversations
• filmed or otherwise recorded focus-tests or events
• possible user and interest information provided by the tester
• possible contact blocking information
• any other information collected with the person’s consent

We do not knowingly collect personal data from anyone under the age of 13. If we learn we have inadvertently collected such data without their guardian’s permission, we will remove the data in question.

Regular sources of information
Data is mainly collected from the person themselves at different events or through different services, where the person independently or with guidance fills in the information in connection to test situations (for example user experience form).

Regular conveyance and transfer of data
Primarily personal data is not shared outside of the company unless we are compelled to do so by law or by public authorities.

Mainly the data is not transferred outside EU or EEA countries as they are mainly handled inside the company using internal systems and work email. If data is transferred outside EU or ETA regions (for example Google services), they are only moved if we can guarantee an adequate level of protection.

We may publish aggregated or de-personalised data based on collected information (such as statistics) provided that such information does not identify you.

Retention time
The information is stored as long as it’s relevant unless the data subject requests deletion of their own details.

The Security of the registry
The register can only be accessed by personnel whose work requires it.

Manual data
Possible written papers or questionnaires will be saved digitally and then destroyed.

Digitally saved data
Digital registry is protected in a way that only authorized employees or other personnel can access it to view and edit the data.

Primarily the data can only be used inside the company’s local area network or by forming a secured connection to company’s server or services (for example email). Also, outer registry programs (for example Google Services) are limited and users are recognized with a username and password.

Backups
Commonly the company’s data is copied and stored as backups. This data includes the data described above. These backups can be accessed by Frozenbyte Oy’s IT team as part of their job to secure and make sure this system keeps running.

Rights of the data subject
You have the right to check, correct, delete, restrict the usage of your data or move the data to another system.

To do so, please contact [email protected]. All requests must be sufficiently identified, justified, clear and concern the requester themself.

In the request please specify:
– What data you want to erase, rectify or inspect. Please specify what the data is linked to, for example a job application, information gathered because of playtesting or mailing list.
– The justification for the erasure or the changes proposed by you
– Your name and contact details (such as your email address or telephone number)

Please note that we do not handle insufficient requests and we cannot erase accounts or data handled by external parties, for example Steam or Discord.

If the request is unfounded or unreasonable, we have the right to refuse the request. Please be aware that we may continue processing your data, if we have a lawful basis for doing so.

Please note that erasure of your data might lead to you not being able to use our Services anymore.

In order to fulfill requests, we may need to verify your right to make the request, which may involve requesting additional information from you. For example, we may ask you to provide detailed information about the account to which the request relates to or proof of identity.

We will reply to requests within one month. Please note that we might have to extend the processing period by two months if necessary because of the complexity or number of requests. We will let you know of any delays within one month.

To find out more about data protection and your rights, please check the official site of The Office of the Data Protection Ombudsman.

Right to inspect
You have the right to check your information. If the data includes trade secrets (for example focus-test videos that include unpublished material), it might be only possible to inspect the data at our office.

Correcting information
You have the right to request correction of incorrect information if you have identified any errors in the data. You may require the controller to correct the data if the data is considered by you to be misleading, unnecessary, incomplete or outdated for the purpose of the processing.

Deleting information and restricting or objecting to processing
You can ask your data to be deleted or limit the usage of your information.
Please note that erasure of your data might lead to you not being able to use our Services anymore.
Please be aware that we may continue processing your data, if we have a lawful basis for doing so.

Last updated: 17th March 2021