Support-tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Frozenbyte Oy
Y-tunnus: 1736734-3
Krogiuksentie 17
00340 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä käsittelevissä asioissa
Yrityksen tietosuojatiimi
[email protected]

Rekisterin nimi
Asiakastuen käsittelemät henkilötiedot

Rekisteröidyt henkilöt
Rekisteri sisältää tietoja henkilöiltä, jotka ovat ottaneet yritykseen yhteyttä suoraan joko sähköpostilla, yrityksen nettisivujen tai keskustelupalstan kautta tai kysyneet apua yritykseltä jonkin muun toimijan nettisivulla tai keskustelupalstalla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tiedot tallennetaan asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi sekä tuotteiden ja palveluidemme kehittämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

• Suorista yhteydenotoista sähköpostitsea säilyvät sähköpostiosoite sekä muut rekisteröidyn jakamat tiedot, kuten nimi.
• Nettisivujen kautta tulleista yhteydenotoista tallentuvat rekisteröidyn nimimerkki ja sähköpostiosoite.
• Discordin kautta tulleista yhteydenotoista tallentuvat käyttäjän Discord nimimerkki ja Discord ID.
• Muilta kanavilta tulleista yhteydenotoista ja avunpyynnöistä rekisteriin tallennetaan linkki kyseiseen yhteydenottoon.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Yritykselle lähetetyt sähköpostit
• Yrityksen nettisivuille jätetyt kommentit (https://www.frozenbyte.com/blog/)
• Yrityksen Discord servereille lähetetyt viestit, sekä Discordin kautta yrityksen työntekijöille lähetetyt yksityisviestit.
• Keskustelupalstat (pääasiassa https://steamcommunity.com/)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Pääasiallisesti tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle ellei laki tai viranomaiset tätä vaadi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirrettä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika
Yhteydenpitoa sekä tietoja säilytetään niin kauan kuin tiedot ovat merkityksellisiä tai kunnes rekisteröity henkilö on pyytänyt tietojen poistamista. Pääasiallisesti sähköpostiviestit poistetaan kun on kulunut 6 kuukautta saman henkilön viimeisestä viestistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen
Rekisteriin on pääsy ainoastaan henkilöille, joiden työtehtävät tätä vaativat (yhteystiedot asiakastuessa työskenteleville, nimettömät tiedot pelin kanssa työskentelevälle tiimillle). Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu siten, että tietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Pääsy rekisteriin on rajoitettu ja käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Rekisterin käyttön on mahdollista vain yrityksen sisäverkossa tai muodostamalla suojattu yhteys yrityksen palvelimiin.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen, poistamiseen, tai tietojen käsittelyn rajaamiseen.

Tämä pyyntö tulee lähettää osoitteeseen [email protected]. Pyynnön tulee olla riittävän yksilöity, perusteltu, selkeä ja koskea vaatimuksen esittäjää itseään.

Kerro pyynnössä:
– Mitä tietoja haluat poistaa, korjata tai tarkistaa. Kerro mihin tiedot liittyvät, esimerkiksi työhakemukseen, pelitestauksessa kerättyihin tietoihin tai postituslistaan.
– Perustelut poistolle tai mitä muutoksia haluat tehdä tietoihin
– Nimesi ja yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

Ota huomioon, ettemme käsittele puutteellisia pyyntöjä ja emme voi poistaa ulkopuolisten tahojen (kuten Steamin tai Discordin) käsittelemiä tunnuksia tai tietoja.

Jos pyyntö on perusteeton tai kohtuuton, meillä on oikeus kieltäytyä pyynnöstä. Otathan huomioon, että voimme jatkaa tietojen käsittelyä, mikäli meillä on siihen lainmukainen peruste.

Ota huomioon, että tietojen poistaminen voi estää palveluidemme käyttämisen.

Täyttääksemme pyynnön saatamme pyytää lisätietoja varmistaaksemme, että sinulla on oikeus pyynnön tekemiseen. Esimerkiksi saatamme pyytää lisätietoja käyttäjätunnuksesta, johon pyyntö kohdistuu tai todistusta henkilöllisyydestäsi.

Vastaamme pyyntöön yhden kuukauden sisällä. Ota huomioon, että saatamme pidentää käsittelyaikaa kahteen kuukauteen pyynnön vaativuuden tai pyyntöjen määrän takia. Kerromme mahdollisesta viivästyksestä kuukauden sisällä.

Lisätietoja tietosuojasta ja oikeuksistasi löydät tietosuojavaltuutetun toimiston virallisilta sivuilta.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa heitä koskevat tiedot. Jos rekisteröidyn henkilötiedoissa on mukana yrityksen liikesalaisuuksia (mm. focus-testeistä tehdyt videot, joissa on julkaisematonta materiaalia), henkilötietojen tarkistus voi olla mahdollista vain yrityksen toimitiloissa.

Tietojen korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, jos hän on tietoja tarkastaessaan tai muutoin havainnut niissä olevan virheitä. Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tiedot, jos henkilötiedot ovat rekisteröidyn mielestä käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Tietojen poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröity voi halutessaan poistaa henkilötietonsa tai rajoittaa niiden käsittelyä. Otathan huomioon, että voimme jatkaa tietojen käsittelyä, mikäli meillä on siihen lainmukainen peruste.
Ota huomioon, että tietojen poistaminen voi estää palveluidemme käyttämisen.

Support Privacy Policy

Register keeper
Frozenbyte Oy
Business ID: 1736734-3
Krogiuksentie 17
00340 Helsinki

Point of contact for register issues:
Frozenbyte Privacy Team
[email protected]

Name of register
Personal data handled by customer support

Data subjects
The register contains personal information from individuals who have contacted the company directly through email, the company’s website or message boards, or asked help from the company on another operator’s webpage or message board.

Purpose of processing personal data
This register is stored to ensure the good quality of our customer service and to improve our products and services.

Data content of the register

• Details included in direct emails such as email address and other information shared by the sender, such as the sender’s name.
• Screen names and e-mails are stored when a person contacts us through our website.
• Discord Nicknames and Discord IDs are saved when a person contacts us through Discord.
• If the contact or request for help comes through another channel, we store the link to the original post.

Regular sources of information

• Emails send to us
• Comments left on our website (https://www.frozenbyte.com/blog/)
• Messages posted to our Discord servers and direct messages sent to our employees through Discord.
• Internet forums and message boards (primarily https://steamcommunity.com/)

Disclosure of the data
Primarily personal data is not shared outside of the company unless we are compelled to do so by law or by public authorities.

Regular conveyance of data and transfer of data outside the EU or European Economic Area:
The registered data is not transferred outside EU or EEA countries.

Retention time
Information and messages are stored as long as they are relevant or until the data subject asks for the data to be erased. Primarily emails are deleted after 6 months from the last received message from the same person.

Principles of register protection

Digital
The register can only be accessed by personnel whose work requires it (contact information by the members of the support team, unidentifiable information by the teams working on the projects). The data saved to the register is secured so that only entitled personnel can view or edit it. The registry’s access is restricted and can only be accessed with a set username and password.

The registry can only be accessed from the company’s internal network or through a secured connection to the company’s servers.

Rights of the data subject
You have the right to check, correct, delete, restrict the usage of your data or move the data to another system.

To do so, please contact [email protected]. All requests must be sufficiently identified, justified, clear and concern the requester themself.

In the request please specify:
– What data you want to erase, rectify or inspect. Please specify what the data is linked to, for example a job application, information gathered because of playtesting or mailing list.
– The justification for the erasure or the changes proposed by you
– Your name and contact details (such as your email address or telephone number)

Please note that we do not handle insufficient requests and we cannot erase accounts or data handled by external parties, for example Steam or Discord.

If the request is unfounded or unreasonable, we have the right to refuse the request. Please be aware that we may continue processing your data, if we have a lawful basis for doing so.

Please note that erasure of your data might lead to you not being able to use our Services anymore.

In order to fulfill requests, we may need to verify your right to make the request, which may involve requesting additional information from you. For example, we may ask you to provide detailed information about the account to which the request relates to or proof of identity.

We will reply to requests within one month. Please note that we might have to extend the processing period by two months if necessary because of the complexity or number of requests. We will let you know of any delays within one month.

To find out more about data protection and your rights, please check the official site of The Office of the Data Protection Ombudsman.

Right to inspect
You have the right to check your information. If the data includes trade secrets (for example focus-test videos that include unpublished material), it might be only possible to inspect the data at our office.

Correcting information
You have the right to request correction of incorrect information if you have identified any errors in the data. You may require the controller to correct the data if the data is considered by you to be misleading, unnecessary, incomplete or outdated for the purpose of the processing.

Deleting information and restricting or objecting to processing
You can ask your data to be deleted or limit the usage of your information.
Please note that erasure of your data might lead to you not being able to use our Services anymore.
Please be aware that we may continue processing your data, if we have a lawful basis for doing so.
Last updated: 17th March 2021